Opis funkcjonalny - Instrukcja użytkowania

Handlowej Platformy Internetowej

LOGOWANIE

1/ Logowanie: ze stronywww.bliskobiura.pl -MODUŁ – HPI,gdzie znajduje się okienko logowania ( HPI) , gdzie należy wpisać nazwę użytkownika oraz hasło; są one nadane podczas procesu rejestracji przez koordynatora Platformy, jednakże hasło należy po pierwszym logowaniu sobie samodzielnie zmienić w „MOJE KONTO”

LOGIN:

HASŁO:

Dla stałych Klientów czynności tej może dokonać administrator systemu. Na email użytkownika automatycznie zostaje wysłana wiadomość z loginem i hasłem dostępu.

PROFIL UŻYTKOWNIKA – „MOJE KONTO”

Subkonto podstawowe ma możliwość:

• edycji i zmiany swoich danych personalnych i teleadresowych,
• zmiany swojego hasła,
• wyświetlania historii własnych zamówień,
• tworzenia własnego mini katalogu produktów ulubionych
  
  
  
  

Konto Główne oraz Zarządzające może ponadto:

• wyświetlać historię zamówień podległych subkont.

Konto główne ma możliwość zarządzania użytkownikami; po kliknięciu w zakładkę „Konta pracownicze” otwiera się lista kont zależnych, gdzie istnieje możliwość edycji parametrów subkont i tak oprócz zmiany danych opisanych powyżej można również:

• zablokować (deaktywować) istniejące subkonta,
• dodawać nowe subkonta zarządzające lub podstawowe,
• zmieniać danemu użytkownikowi konto z podstawowego na zarządzające z możliwością autoryzacji lub bez,
• dla subkonta podstawowego przydzielać konto zarządzające lub je zmieniać.
  
  
  
  

TWORZENIE ZAMÓWIEŃ

Zamówienia (dodawanie produktów do koszyka) można tworzyć z:

• pełnej oferty produktów dostępnych na Platformie, wybierając towar przez Kategorie, Producentów lub za pomocą Wyszukiwarki „Szukaj produktu”,
• produktów kontraktowych – wybrany asortyment w specjalnych, wynegocjowanych cenach.
  Jeżeli dla danego użytkownika została stworzona oferta kontraktowa (menu produkty kontraktowe), to w pełnej ofercie asortymentowej produkty z tej oferty posiadają cenę zgodną z ceną z oferty kontraktowej.

Wyszukiwarka umożliwia znalezienie produktu poprzez wpisanie indeksu czy nazwy produktu lub ich części, oznaczenia producenta lub nazwy producenta. Należy pamiętać o pisowni (polskie litery).

Zamówienia tworzy się wpisując zamawianą ilość danego produktu w okienku obok jego nazwy oraz klikając „Do koszyka”. Można wpisać zamawiane ilości obok wszystkich wybranych produktów na danej stronie i dodać je wszystkie do koszyka, klikając na „Dodaj wypełnienie do koszyka”.

Po zakończeniu procesu dodawania produktów do koszyka należy przejść do podstrony z koszykiem klikając „Zobacz” Twój koszyk (prawy górny róg). Przed zatwierdzeniem zamówienia można usunąć dany produkt z koszyka lub zmienić jego ilość; można również wrócić do zakupów klikając zakładkę „Kontynuuj zakupy”.

W celu wysłania zamówienia klient posiadający określone warunki zakupu w Partner w Biurze przechodzi „Do kasy”, nie zmienia formy dostawy, klikając „Dalej”; podobnie nie zmienia sposobu płatności również przechodząc „Dalej”. W kolejnym oknie może ewentualnie dopisać adres dostawy, jeżeli ma być inny, niż w danych swojego konta.

Ponownie klikając na „Dalej” klient przechodzi do ostatniego okna, gdzie klikając na „Wyślij zamówienie” powoduje wysłanie zamówienia do realizacji lub do akceptacji przez przełożonego.

Zamówienia mogą być również tworzone przy wykorzystaniu zakładki „Ulubione”.
Ten własny mini katalog użytkownik tworzy automatycznie, wybierając do niego produkty poprzez zaznaczenie "gwiazdki" przy danym produkcie z pełnej oferty lub spośród produktów kontraktowych. Procedura wypełniania koszyka i wysyłania zamówienia jest identyczna, jak przy zamawianiu z pełnej ofert handlowej.

Produkty kontraktowe posiadają własną wyszukiwarkę, która ułatwia znalezienie produktu z oferty kontraktowej. Działa ona identycznie, jak wyszukiwarka główna.

MENU ZAMÓWIENIA

Po kliknięciu w zakładkę „zamówienia” otwiera się lista dotychczasowych zamówień użytkownika z informacjami dotyczącymi: daty zamówienia, jego wartości oraz aktualnego statusu (przesłane do autoryzacji przez konto zarządzające, przyjęte przez realizatora, w trakcie realizacji lub zrealizowane).

Po kliknięciu na „Szczegóły” otwiera się wgląd w zamówienie (asortyment, ilości).

ZARZĄDZANIE UŻYTKOWNIKAMI

Konto Główne ma możliwość zakładania nowych kont dla podległych użytkowników.
Nadając odpowiednie uprawnienia użytkownikom Konto Główne może stworzyć w swoim kontrakcie strukturę hierarchiczną kont, wyznaczając konta zarządzające i podległe im odpowiednio subkonta podstawowe oraz ustalając, czyje zamówienia i przez kogo mają być autoryzowane.

AUTORYZACJA ZAMÓWIEŃ

Zamówienia tworzone przez danego użytkownika podlegają autoryzacji (czyli akceptacji) przez nadrzędne konto zarządzające lub/i konto główne, jeżeli taki warunek został wprowadzony przez Konto Główne.

W przypadku 3-stopniowej struktury użytkowników:
subkonto podstawowe ==> konto zarządzające ==> konto główne

zamówienia subkonta podlegać będą autoryzacji przez konto główne, jeżeli konto główne, podobnie jak konto zarządzające, ma zaznaczoną autoryzację w swoim profilu. Jeżeli autoryzacja zaznaczona jest jedynie w profilu konta zarządzającego dla danego subkonta, to zamówienie po autoryzowaniu przez konto zarządzające wysyłane jest od razu do realizatora.

Konto zarządzające otrzymuje na swoją skrzynkę informację o złożonym zamówieniu, wymagającym jego autoryzacji. Może je zaakceptować i wtedy zamówienia trafia do realizacji, lub odrzucić – wtedy subkonto musi przesłać kolejne, zmienione zamówienie.

STATYSTYKIIRAPORTY

Konto Główne może wykonywać zestawienia, przedstawiające zakupy własne lub podległych kont.

Rodzaje statystyk:

Według użytkowników

Statystyka umożliwia wygenerowanie listy zamówień, które zostały wysłane przez Platformę za określony okres czasu przez wszystkich podległych użytkowników. Za pomocą kalendarza należ zdefiniować termin startu i końca generowanej statystyki. Może być tworzona wg: daty tworzenia zamówień, sumy netto zamówień.

Według zamówień

Statystyka umożliwia wygenerowanie listy wszystkich zamówień, które zostały wysłane przy pomocy Platformy zakupowej za określony okres czasu. Wyświetlana jest lista aktywnych (zamawiających) użytkowników w zadanym czasie.
Należy zdefiniować termin startu i końca generowanej statystyki. Statystyka generowana jest dla całego kontraktu z podziałem na konta użytkowników w wersji podstawowej, a także z zawartością zamówień w wersji rozbudowanej. Może być tworzona wg: daty tworzenia zamówień, sumy netto zamówień, użytkowników.

Według produktów

Statystyka umożliwia wygenerowanie zbiorczych kwot i ilości poszczególnych, zamawianych produktów w ciągu zadanego okresu czasu.

Należy zdefiniować termin startu i końca generowanej statystyki. W wersji podstawowej zestawienie generowane jest zbiorczo dla całego kontraktu, a w wersji rozbudowanej z podziałem na użytkowników. Statystyka może być tworzona wg: ilości zakupionych produktów, sumy ich wartości, indeksu produktów, nazwy produktów, ceny jednostkowej netto.

Według grup produktów

Statystyka umożliwia wygenerowanie zbiorczych kwot i ilości poszczególnych, zamawianych produktów w ciągu zadanego okresu czasu przy uwzględnieniu podziału na grupy towarowe. W wersji podstawowej zestawienie generowane jest dla całego kontraktu zbiorczo, a w wersji zaawansowanej z podziałem na użytkowników.

Wszystkie statystyki dostępne są również w „wersji do druku”. Umożliwia ona nie tylko wydrukowane danej statystyki, ale po zaznaczeniu całego ekranu i skopiowaniu można następnie wkleić go do arkusza kalkulacyjnego.